Qualsiasi documento in entrata o in uscita presso un ufficio della Pubblica Amministrazione — incluse le istituzioni scolastiche — deve essere obbligatoriamente protocollato. Ciò significa che ogni documento deve essere registrato e identificato tramite un numero di protocollo univoco, che ne garantisce la tracciabilità e l’autenticità.
Tra i documenti che devono essere protocollati rientrano, a titolo esemplificativo:
- Diagnosi funzionale
- Certificazioni di invalidità
- Certificazioni DSA
- Lettere di richiesta di accesso agli atti
- Altri documenti ufficiali e rilevanti
Il numero di protocollo deve essere riportato nella ricevuta di avvenuta consegna rilasciata all’utente. Questa ricevuta, purtroppo, viene talvolta omessa, ma è un diritto dell’utente riceverla. Qualora non venga fornita spontaneamente, è possibile e doveroso richiederla, e la segreteria è obbligata a rilasciarla.
Per le famiglie, avere copia della ricevuta con il numero di protocollo è fondamentale. In caso di future comunicazioni formali con la scuola — ad esempio per segnalare la mancata applicazione del PDP (Piano Didattico Personalizzato) o del PEI (Piano Educativo Individualizzato) — è possibile fare riferimento preciso a quel documento, depositato in una specifica data per uno specifico studente. Ciò permette di evitare spiacevoli situazioni in cui si affermi che il documento non sia mai stato consegnato o che sia andato smarrito.
A tutela degli alunni e delle famiglie, è dunque essenziale richiedere e conservare sempre il numero di protocollo dei documenti presentati.
